niedziela, 10 wrzesień 2017 12:23

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej będzie łatwiejsze

Napisał

Na zmianę absurdalnych obowiązków związanych z prowadzeniem i przechowywaniem akt pracowniczych pracodawcy czekali od lat. I się wreszcie doczekali – Ministerstwo Rozwoju przygotowało przepis pozwalający przechowywać akta wyłącznie w formie elektronicznej.

Projektem ustawy niebawem ma się zająć rząd – informuje Wioletta Żukowska-Czaplicka, ekspert Pracodawców RP.

Projekt jest elementem tzw. pakietu 100 zmian dla firm. Wprowadzenie fakultatywnej możliwości prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej zdecydowanie ułatwi życie przedsiębiorcom. Co więcej, zgodnie z propozycją wybór formy, elektronicznej lub tradycyjnej papierowej, będzie należał do pracodawcy. W większości firm cyfrowy obieg dokumentów i tak jest już stałą praktyką. Jednak ze względu na niejednoznaczne prawo, pracodawcy wolą się zabezpieczyć i stosują wersję zarówno papierową, jak i elektroniczną. Planowana nowelizacja rozwiązałaby ten problem poprzez usankcjonowanie w prawie obecnie stosowanej praktyki.

Przygotowany projekt zakłada także odejście od obowiązku 50-letniego przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jest on absurdalny i wiąże się z dużymi kosztami finansowymi oraz logistycznymi po stronie pracodawców. Okres półwiecznej archiwizacji jest ewenementem na skalę europejską, funkcjonuje on jedynie w Polsce. Przykładowo w Wielkiej Brytanii dokumenty kadrowo-płacowe przechowuje się 6 lat, w Niemczech i Finlandii – 10 lat, a w Danii – 5 lat. Dlatego w pełni uzasadniona jest decyzja resortu rozwoju o skróceniu okresu przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika do 10 lat.

Kierunek zmian jest jak najbardziej słuszny. Pewne wątpliwości mogą jednak rodzić szczegółowe propozycje. Dotyczą one chociażby wystawiania przez pracodawców raportów informacyjnych, trudności związanych ze zniszczeniem dokumentacji mającej formę elektroniczną czy samego procesu konwersji dokumentacji papierowej. Te elementy projektu wymagają dopracowania. Kluczowe jest również to, aby przepisy, które mają eliminować zbędne obowiązki po stronie pracodawców, jednocześnie nie nakładały na nich nowych, bo byłoby to sprzeczne z duchem deregulacji.

Zamów newsletter

7 dni gospodarka PAP

300x250nr14

VI edycja Konkursu

Laureaci 6 edycji

edipresse

pkp cargoo

tow

Na górę