sobota, 28 październik 2017 12:18

Projekt RODO rzuca nowe światło na procesy rekrutacyjne w firmach

Napisał
Projekt RODO rzuca nowe światło na procesy rekrutacyjne w firmach fot. sxc.hu

Ministerstwo Cyfryzacji opublikowało projekt ustawy o ochronie danych osobowych (RODO), z którym powinien zapoznać się każdy rekruter. Dokument zawiera propozycje zmian w obowiązującym kodeksie pracy, które będą miały istotne znaczenie dla obszaru HR.

Eksperci eRecruiter podpowiadają, na które zmiany należy zwrócić szczególną uwagę i jak wpłyną one na prowadzenie procesów rekrutacyjnych. Projekt przedstawiony został przygotowany w związku z koniecznością dostosowania prawa krajowego do unijnego rozporządzenia 2016/679 o ochronie danych osobowych („RODO”). – - W kwietniu ub.r. Parlament Europejski przyjął rozporządzenie, które wprowadza największą w historii reformę prawa ochrony danych osobowych. Rozporządzenie będzie obowiązywać we wszystkich krajach Unii Europejskiej od 25 maja 2018 r. Do tego czasu pracodawcy muszą dostosować swoją strukturę organizacyjną i procedury do nowych wymogów. Opublikowany przez Ministerstwo Cyfryzacji projekt rozstrzyga istotne wątpliwości, w szczególności w zakresie możliwości pozyskiwania zgód pracowników i kandydatów do pracy – mówi Agnieszka Witaszek, ekspert ds. ochrony danych osobowych w eRecruiter.

Projekt, podobnie jak obecnie obowiązujące przepisy kodeksu pracy, definiuje zakres danych osobowych, które mogą być pozyskiwane od kandydata na etapie rekrutacji (art. 221 § 1 kodeksu). Są to imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej albo numer telefonu, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Dodatkowo, w nowym projekcie przewidziano możliwość pozyskiwania adresu poczty elektronicznej albo numeru telefonu. Choć trudno wyobrazić sobie przeprowadzenie procesu rekrutacji bez tych informacji, obecne przepisy kodeksu pracy nie wymieniają ich w swej treści. – W odniesieniu do tych dwóch nowych kategorii danych osobowych projekt posługuje się spójnikiem „albo”, czyli pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy jednoczesnego podania numeru telefonu oraz adresu e-mail. Do nawiązania kontaktu z kandydatem do pracy wystarczy bowiem tylko jedna z dwóch wskazanych informacji, np. adres e-mail. Tak jest co do zasady, gdyż dodatkowo, za zgodą kandydata, pracodawca będzie mógł pozyskać numer telefonu potencjalnego pracownika – zwraca uwagę Agnieszka Witaszek.

W zakresie danych osobowych, o których była mowa w art. 22(1) kodeksu pracy, zbieranie przez pracodawców od osób ubiegających się o zatrudnienie zgody na przetwarzanie tych danych będzie błędną praktyką. Zgodnie z art. 22(1) § 1 kodeksu pracy podstawą przetwarzania wymienionych danych osobowych będzie przepis prawa. Jednak na etapie zatrudnienia, zgodnie z treścią projektowanego art. 22(1) § 4 kodeksu pracy, dalsze przetwarzanie uzyskanego na etapie rekrutacji  adresu do korespondencji oraz adresu e-mail albo numeru telefonu kandydata, możliwe będzie wyłącznie po uzyskaniu jego zgody. Stąd pracodawca podczas procesu rekrutacyjnego powinien w pierwszej kolejności zbadać, czy dane, które chce pozyskiwać, wymienione w przepisach kodeksu pracy. Jeżeli nie to, czy obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych lub czy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku przez pracodawcę.

- Bez określonej podstawy prawnej, projekt dopuszcza możliwość pozyskiwania dodatkowych danych osobowych kandydata do pracy w oparciu o jego zgodę. Jest to bardzo istotna zmiana w stosunku do obecnie obowiązujących regulacji prawnych. Zgodnie z projektowanym art. 22(2) § 1 kodeksu pracy, przetwarzanie przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienionych powyżej jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy dotyczą one stosunku pracy, a kandydat wyrazi na to zgodę w oświadczeniu (na papierze lub w e-mailu). – Może na przykład chodzić o wizerunek kandydata. Ponadto, choć projekt nie odnosi się wprost do przetwarzania danych kandydata na potrzeby przyszłych rekrutacji, to słusznym podejściem będzie przetwarzanie tych danych w oparciu o odrębną zgodę kandydata tak jak to miało miejsce dotychczas. A dzięki specjalnym aplikacjom takim jak eRecruiter pracodawcy mogą na bieżąco monitorować, jakie zgody zaakceptował kandydat. W przypadku kontroli łatwo i szybko mogą odtworzyć dokładne treści klauzul i udowodnić, czy kandydat wyraził zgodę na przykład na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych – podkreśla Witaszek.

Nie wszystkie dane osobowe będzie można pozyskiwać w oparciu o zgodę kandydata. Dotyczyć ma to m.in. biometrycznych danych osobowych, informacji o stanie zdrowia, nałogach, życiu seksualnym czy orientacji seksualnej. Nie oznacza to jednak, że przetwarzanie innych danych osobowych wrażliwych oraz danych o karalności możliwe będzie na etapie rekrutacji za zgodą kandydata. Takie wnioskowanie byłoby sprzeczne z wyrażoną w RODO zasadą minimalizacji danych. Dlatego, co do zasady, należy całkowicie wykluczyć możliwość przetwarzania danych osobowych wrażliwych w oparciu o zgodę kandydata.

Biometryczne dane osobowe dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby. Może to być m.in. wizerunek twarzy czy odcisk palca. I o ile przepis szczególny nie będzie dawał takiej podstawy, to przetwarzanie wizerunku kandydata dopuszczalne będzie w oparciu o jego zgodę tylko wtedy, gdy wizerunek ten nie zostanie zakwalifikowany jako dana biometryczna (nie będzie przetwarzany szczególną techniką).. Przykład? Przetwarzanie wizerunku utrwalonego w postaci zdjęcia nadrukowanego w CV kandydata nie będzie przetwarzaniem danych osobowych biometrycznych. Będzie nim natomiast  zastosowanie rozwiązań pozwalających na rozpoznawanie twarzy w urządzeniach mobilnych.

Zamów newsletter

7 dni gospodarka PAP

300x250nr14

VI edycja Konkursu

Laureaci 6 edycji

edipresse

pkp cargoo

tow

Na górę