Polskie firmy coraz częściej wdrażają nowoczesne rozwiązania usprawniające ich pracę, ale cyfryzacja biznesu w większości przypadków nadal nie obejmuje jego całości.
Polska jest szóstym krajem z największą liczbą MŚP, których gotowość do cyfrowej transformacji oceniono na niewielką
59 proc. firm wykorzystuje w codziennej pracy elektroniczny obieg dokumentów, jednak tylko 27 proc. scyfryzowało wszystkie obszary swojej działalności – wynika z badania Webcon, polskiego dostawcy platformy do automatyzacji procesów biznesowych. 54 proc. ankietowanych nie widzi potrzeby wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów, 28 proc. wskazuje na zbyt wysokie koszty działania, a 17 proc. na niewystarczające wewnętrzne zasoby IT. Zgodnie z raportem opublikowanym w 2022 r. przez Eurostat Polska jest szóstym krajem z największą liczbą MŚP, których gotowość do cyfrowej transformacji oceniono na niewielką. Ponad połowa małych i średnich przedsiębiorstw w naszym kraju otrzymało wówczas niski wskaźnik Digital Intensity Index.
Udana cyfrowa transformacja to proces, który decyduje o przyszłości firmy
– W Polsce możemy się pochwalić wieloma światowej klasy ekspertami z dziedziny projektowania i egzekwowania strategii cyfrowej transformacji. Wielu z nich wdraża w polskich siedzibach rozwiązania, które potem są skalowane na inne lokalizacje międzynarodowych marek. Mimo to, przed polskimi przedsiębiorstwami wciąż jest jeszcze trochę pracy: największym wyzwaniem często okazuje się przekonanie wszystkich członków firmy, że udana cyfrowa transformacja to proces, który decyduje o przyszłości firmy – mówi Radosław Majer, Key Account Manager w Webcon, polskim producencie platformy do automatyzacji procesów biznesowych i elektronicznego obiegu dokumentów.
Cyfryzacja dla największych
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) pozwala procesować każdy rodzaj dokumentacji za pośrednictwem systemu, którego działanie można ściśle dopasować do potrzeb organizacji. Dzięki temu każda umowa, artykuł czy propozycja nowego projektu trafia do odpowiednich pracowników, ułatwiając proces akceptacji i czyniąc go bardziej transparentnym. Z badania przeprowadzonego Webcon wynika, że rozwiązania typu EOD są dość popularne w dużych organizacjach (82 proc. firm w Polsce korzysta na co dzień z takich systemów) oraz w średnich firmach (76 proc.). Na drugim końcu skali znalazły się mikroprzedsiębiorstwa zatrudniające do 9 pracowników, gdzie tylko 29 proc. zadeklarowało, że korzysta z elektronicznych wersji dokumentów.
Jeśli nie cyfrowo, to jak?
Czas pandemii dobitnie pokazał przedsiębiorstwom na całym świecie, że o przewadze konkurencyjnej decyduje przede wszystkim szybkość działania i efektywność. Procesy realizowane manualnie w większości przypadków trwają zdecydowanie dłużej niż te realizowane cyfrowo, są też obarczone ryzykiem błędów. Jednak jak z wynika badania Webcon, wciąż 16 proc. firm w Polsce używa wyłącznie poczty elektronicznej i dokumentacji papierowej do działań związanych z marketingiem i sprzedażą, 11 proc. działa tak w przypadku procesów kadrowych, a 7% w przypadku procesów finansowych – takich jak na przykład akceptacja faktur kosztowych.
Z czego korzystają więc firmy, które nie przeszły w pełni na elektroniczny obieg dokumentów? Najczęściej łączą pracę na EOD z korespondencją mailową. 67 proc. firm wykorzystuje to połączenie do realizacji bieżącej, operacyjnej pracy, 65 proc. realizuje w ten sposób procesy finansowe, 61 proc. kadrowe, a 60 proc. marketingowe.
Digitalizacja? To nie dla nas
Dlaczego polskie przedsiębiorstwa nadal nie zdecydowały się postawić na digitalizację? Największą przeszkodą jest brak wiary w to, że nowe technologie są w stanie wpłynąć na efektywność operacyjną organizacji – w badaniu aż 54 proc. zapytanych nie widzi potrzeby wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. 28 proc. obawia się zbyt wysokich kosztów takiego wdrożenia, a 17 proc. ocenia, że w obecnej sytuacji zasoby IT organizacji nie pozwalają na takie wdrożenie. Dużo rzadziej ankietowani wskazują na niski poziom kompetencji cyfrowych pracowników (12 proc.) oraz zbyt długi czas trwania projektu wdrożenia systemu EOD (9 proc.).
Duże przedsiębiorstwa jako największe korzyści z EOD wskazują szybszy dostęp do dokumentów oraz względy kosztowe
– Mimo że wiele firm dopiero myśli o cyfryzacji biznesu albo jest w trakcie takiego projektu, ale nie planuje całkowicie zrezygnować z innych sposobów na organizację procesów, sądzę, że wkrótce przewagi EOD nad tradycyjnym obiegiem dobitnie przekonają do takiego rozwiązania tych niezdecydowanych. Z naszego badania wynika, że duże przedsiębiorstwa jako największe korzyści z EOD wskazują szybszy dostęp do dokumentów (49 proc.) oraz względy kosztowe (39 proc.), średniej wielkości firmy cenią sobie przede wszystkim względy ekologiczne (37 proc.) oraz możliwość automatycznej archiwizacji dokumentów (34 proc.), małe firmy natomiast podkreślają bezpieczeństwo danych (35 proc.).