– Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje możliwość zgłaszania nieprawidłowości zarówno przez pracowników, jak też pracowników tymczasowych, wolontariuszy, stażystów, ale także osoby, które funkcjonują w ramach umów cywilnoprawnych z danym podmiotem.
Ponadto w tej grupie przewidziani są także prokurenci, pracownicy zatrudnieni u wykonawców, podwykonawców, a także kontrahentów podmiotu zobligowanego do wdrożenia wewnętrznego systemu zgłoszeń – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes dr hab. Beata Baran-Wesołowska, partner w Kancelarii Baran Książek Bigaj, wykładowczyni Uniwersytetu Jagiellońskiego. – Katalog potencjalnych sygnalistów obejmuje także wspólników czy udziałowców. Dodatkowo zgłoszenia nieprawidłowości mogą także być kierowane przez osoby w procesie rekrutacji, podobnie jak i osoby, które już znajdują się poza organizacją.
Ustawa przewiduje również kary finansowe i więzienia za naruszanie ochrony sygnalistów
Tymczasem 25 września zaczęły obowiązywać przepisy ustawy o ochronie sygnalistów, podpisanej w czerwcu przez prezydenta. Na początek firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników mają obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, gwarantującej sygnaliście nie tylko anonimowość, ale i ochronę przed działaniami odwetowymi. W przypadku niewdrożenia procedury lub wdrożenia jej w sposób wadliwy osoba odpowiedzialna za jej wprowadzenie może podlegać karze grzywny. Ustawa przewiduje również kary finansowe i więzienia za naruszanie ochrony sygnalistów.
Obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych od 25 września br. będzie dotyczyć podmiotów prawnych, na których rzecz, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Ten próg nie dotyczy jednak podmiotów prawnych wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska – w takim przypadku procedura musi zostać ustanowiona niezależnie od liczby pracujących osób.
Do obowiązków pracodawców należy cały katalog kroków
Ochrona sygnalistów oznacza zakaz działań odwetowych, takich jak rozwiązanie stosunku pracy z organizacją, ale także mobbingu, dyskryminacji, utrudniania ścieżki awansu zawodowego lub dostępu do szkoleń, a także sankcji czy kar finansowych nakładanych na sygnalistę.
– Do obowiązków pracodawców należy cały katalog kroków, począwszy od przygotowania projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych, która powinna uprzednio, zanim będzie wdrożona, zostać skonsultowana z przedstawicielami osób świadczących pracę. Jeśli mamy w danej organizacji związki zawodowe, to ze związkami. Jeśli nie, to powinniśmy wyłonić reprezentację osób świadczących pracę – wyjaśnia prawniczka.
Zgłoszenie ustne dokonane za pomocą nienagrywanej linii telefonicznej dokumentowane ma być z wykorzystaniem dokładnego protokołu
W ramach wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych konieczne jest wyznaczenie odpowiedniego podmiotu do odbierania zgłoszeń, które mogą być ustne lub pisemne, lub mieć obie formy. W ramach form pisemnych możliwe są kanały elektroniczne. Zgłoszenie telefoniczne powinno być dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie albo kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy.
Zgłoszenie ustne dokonane za pomocą nienagrywanej linii telefonicznej dokumentowane ma być z wykorzystaniem dokładnego protokołu. Zgłaszający ma prawo do sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia zarówno transkrypcji rozmowy, jak i protokołu rozmowy przez ich podpisanie. Bezpośrednie spotkanie (na żądanie sygnalisty) za zgodą zgłaszającego powinno być dokumentowane w formie nagrania lub protokołu. Dokumentacji dokonuje jednostka wewnętrzna albo osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń, a potem podjęcie działań następczych. Pracodawcy zostali zobligowani także do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, w którym będą agregować dane na temat tego, jakie zgłoszenia wpłynęły, czego dotyczyły oraz kiedy i w jaki sposób zostały zamknięte.
Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje sankcje karne za niewdrożenie procedur
– Korzyści z wdrożenia wewnętrznych systemów zgłaszania nieprawidłowości to przede wszystkim możliwość dowiedzenia się z odpowiednim wyprzedzeniem o tym, że w organizacji dzieją się jakieś niepożądane zdarzenia, a co za tym idzie, albo zastopowanie tych niewłaściwych procederów, albo też odpowiednio szybkie podjęcie działań, które pozwolą na ich ukrócenie – wskazuje ekspertka. – W rezultacie wewnętrznych postępowań wyjaśniających będzie możliwość wprowadzenia odpowiednich działań, które umożliwią właściwą organizację procesów, właściwą organizację pracy i wyeliminowanie na przyszłość takich niepożądanych zjawisk.
Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje sankcje karne za niewdrożenie procedur, ich wadliwe funkcjonowanie, ujawnienie tożsamości sygnalisty lub stosowanie działań odwetowych. I tak uniemożliwianie lub utrudnianie zgłoszenia sygnaliście oznaczać będzie karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku, natomiast za utrudnianie zgłoszenia sygnaliście z wykorzystaniem przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu grozi kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech.