Takie pytanie często zadają sobie przedsiębiorcy, którzy osiągając spore przychody, realizując duże i zyskowne projekty nagle stwierdzają brak gotówki na koncie.
Dlaczego tak się dzieje? Gdzie są pieniądze? Na te i inne pytania odpowiada dr nauk ekonomicznych Elżbieta Sobów – specjalista ds. finansów z kilkudziesięcioletnim doświadczeniem, właścicielka biura rachunkowego Pro Consilio.
Przedsiębiorcy tak bardzo skupiają swoją uwagę na tym jak zarobić pieniądze, że często tracą czujność i nie wiedzą co się dzieje z nimi, gdy już je zarobią
– W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorstwa walczą o przetrwanie i rozwój w konkurencyjnym środowisku, kontrola wydatków w szerokim tego słowa znaczeniu, staje się kluczowym elementem sukcesu. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, gdzie uciekają pieniądze w ich firmach. Przedsiębiorcy tak bardzo skupiają swoją uwagę na tym jak zarobić pieniądze, że często tracą czujność i nie wiedzą co się dzieje z nimi, gdy już je zarobią. Może to kogoś dziwić, ale z moich doświadczeń i obserwacji wynika, że nie jest to wcale taka rzadka przypadłość – zauważa Elżbieta Sobów, po czym dodaje: – Pieniądze mamy nie tylko dlatego, że je zarabiamy, ale również dlatego, że mądrze je potem wydajemy i kontrolujemy to co się z nimi dzieje. Najważniejsze jest żebyśmy zrozumieli, że pieniądze to nie tylko liczba na naszym rachunku bankowym, to także należności, zobowiązania, zapas w magazynie, faktury, które wystawiamy i te które otrzymujemy. To są cały czas te same pieniądze – tylko w innej formie.
Oto najczęstsze źródła wycieków finansowych, które mogą poważnie obciążyć budżet każdej firmy
– Zacznijmy od ekonomicznie nieuzasadnionych kosztów – proponuje ekspertka. – Zdarza się, że podejmujemy decyzje o zakupie kolejnego samochodu, wyposażenia tylko po to by obniżyć podatki. Tracimy jednak z oczu fakt, że owszem podatek zapłacimy mniejszy o 12%, 32 %, lub 9% wartości zakupu (w zależności jaką formę opodatkowania mamy), ale pozostałą część dołożymy z naszych środków. Zakupów dokonuje się wtedy, gdy są one potrzebne w firmie do wykonania konkretnych zadań, nie po to by obniżyć podatki. Zła polityka windykacyjna lub jej brak – to kolejny grzech małych i średnich przedsiębiorców. Należności są monitorowane rzadko lub wcale, nie wysyła się wezwań do zapłaty z obawy o to, że klient się obrazi. Jeśli już dochodzi do windykacji okazuje się, że nie mamy kompletu dokumentów, które są niezbędne do odzyskania pieniędzy. Często nie mamy żadnych zabezpieczeń w przypadku dużych należności.
– Kolejny ważny temat to brak kontroli magazynów oraz nadmierne zapasy. Zerwane łańcuchy dostaw po Covid-19 wywarły presję zwiększenia zapasów z obawy o ich nieterminowe dostawy. To spowodowało zaopatrywanie się w magazynach ponad miarę i w wysokich cenach, do tego dochodzi koszt przechowywania zapasów oraz możliwość utraty ich przydatności – dodaje Elżbieta Sobów.
Jeśli podejmujemy decyzję o większym wydatku należy dokładnie policzyć ile mnie to kosztuje i jaką korzyć przyniesie ten wydatek
– Jak temu zaradzić mając na uwadze, że przedsiębiorca ma przecież tyle zadań, obowiązków, ciągle gonią go terminy? Najważniejsze to: ustalić proste procedury, a potem konsekwentnie je stosować, wymagać tego od pracowników, ustalić limity wydatków. Jeśli podejmujemy decyzję o większym wydatku, dokładnie policzyć ile to kosztuje i jaką korzyść przyniesie ten wydatek. Wprowadzić limity kredytów kupieckich i ich przestrzegać, rzetelnie prowadzić dokumentację, która w razie potrzeby pomoże przy windykacji zaległych należności.