– Widzimy ciągły wzrost zainteresowania usługami konferencyjnymi – mówi agencji Newseria Biznes Kamil Sawicki, Cluster Poland convention sales manager w sieci Leonardo Hotels, do której należy NYX Hotel Warsaw.
– Po pandemii, kiedy tych wydarzeń w ogóle nie było albo było ich bardzo niewiele, teraz jest ich coraz więcej. Już w 2022 r., zwłaszcza pod koniec, było bardzo dużo zapytań. Klienci zauważyli, że można się spotykać, że jest to pożądane ze strony pracowników i w tym roku cały czas mamy progres. W tej chwili mamy już wiele zapytań dotyczących organizacji wydarzeń na 2024 r. i z odleglejszą datą, co pokazuje, że klienci planują na przyszłość, chcą wracać do normalnych relacji i spotkań biznesowych B2B.
Po dwóch latach pandemicznego zastoju segment konferencyjny ma coraz większe przełożenie na ich wyniki
Przemysł spotkań faktycznie odbudowuje się po pandemii COVID-19. W ub. roku w Polsce miał miejsce ponad dwukrotny wzrost liczby wydarzeń, kongresów i konferencji. Statystyki pokazują, że najczęściej odbywają się one w hotelach, które dzięki organizacji wydarzeń mogą nadrobić część pandemicznych strat. Po dwóch latach pandemicznego zastoju segment konferencyjny ma coraz większe przełożenie na ich wyniki. Hotele zauważają także, że planowanie wydarzeń odbywa się z większym wyprzedzeniem niż do tej pory, nawet kilkunastomiesięcznym.
Zgodnie z prognozami Oxford Economics przemysł spotkań zaczął w 2022 r. odrabiać straty, które spowodowała pandemia COVID-19. W ubiegłym roku odbyło się w Polsce blisko 12,6 tys. spotkań i wydarzeń, w których każdorazowo uczestniczyło co najmniej 50 osób – wynika z raportu „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2023” Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej (PCB POT). We wszystkich analizowanych miastach widoczny był w ubiegłym roku uśredniony wzrost liczby wydarzeń o 120 proc. (Wrocław – wzrost o 195 proc. r/r, Warszawa – 125 proc., Poznań – 183 proc., Bydgoszcz – 67 proc., Kraków – 5 proc.). Większość z nich stanowiły wydarzenia korporacyjne i motywacyjne (51 proc.) oraz konferencje i kongresy (42 proc.), odbywające się głównie w hotelach. Segment konferencyjny – po dwóch latach pandemicznego zastoju – ma w tej chwili coraz większe przełożenie na ich wyniki.
Klienci często dopytują, czy w razie niesprzyjających warunków jest też możliwość, żeby przeprowadzić spotkanie w formie online
– Liczba zapytań cały czas się zwiększa. Na przyszły rok mamy już bardzo dużo zapytań, które opiewają na coraz większą liczbę uczestników: 100–150, nawet do 200–300 osób. Jednak widzimy też, że klienci często dopytują, czy w razie niesprzyjających warunków jest też możliwość, żeby przeprowadzić spotkanie w formie online, żeby mogli się połączyć inni uczestnicy wydarzenia, którzy np. zachorowali albo nie mogli na nie dotrzeć – mówi Kamil Sawicki. – Klienci oczekują bardzo indywidualnego podejścia, a także stałego kontaktu, aby doprecyzować wszystkie szczegóły. Głównie na tym aktualnie bazują relacje między klientem a hotelem czy obiektem konferencyjnym.
Jak wskazuje, obecnie hotele dostają już zapytania dotyczące organizacji wydarzeń i konferencji w III i IV kwartale 2024 r., a nawet w 2025 r.
Hotele są najczęściej wybieranym miejscem spotkań i eventów
– To są dość duże wydarzenia, często warsztatowe, co daje nam możliwość zaplanowania pracy hotelu – mówi ekspert Leonardo Hotels. – Odchodzimy powoli od wydarzeń, które były planowane z tygodnia na tydzień czy z miesiąca na miesiąc, co dość często się zdarzało w 2022 i 2023 r. Widzimy też, że planiści układają plany i harmonogramy, starają się planować te wydarzenia z coraz większą dokładnością. To daje nam odczuć, że będą to wydarzenia bardziej zorganizowane i przemyślane.
Z raportu PCB POT wynika, że hotele są najczęściej wybieranym miejscem spotkań i eventów. W 2022 roku obsłużyły 77 proc. wydarzeń korporacyjnych i motywacyjnych. W przypadku konferencji i kongresów odsetek ten wyniósł 58 proc. Za to targi i wystawy częściej odbywały się w centrach wystawienniczych i kongresowych (42 proc.) albo w specjalnych obiektach i salach (25 proc.). W tej kategorii hotele odpowiadały za 19 proc. eventów.
Najwięcej wydarzeń dla co najmniej 50 osób odbyło się w Warszawie, Poznaniu, Gdańsku i Krakowie
Najwięcej wydarzeń zgłoszonych przez Warsaw Convention Bureau dla co najmniej 50 osób odbyło się w Warszawie (ponad 5,2 tys.). Inne popularne miasta to Poznań (blisko 2 tys.), Gdańsk (blisko 1,4 tys.) i Kraków (1,3 tys.). To zarazem największe ośrodki, w których jest też najwięcej obiektów hotelowych i konferencyjnych.