sobota, 03 luty 2018 12:06

Zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie

Napisał
Zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie fot. sxc.hu

Uśrednione roczne koszty związane z zarządzaniem obiegiem dokumentów w banku konsumenckim mogą wynosić nawet 50 mln zł rocznie! Skąd bierze się taka kwota skoro jedna kartka papieru kosztuje tylko 5 groszy? Do kartki należy jednak doliczyć koszty związane z jej obsługą. Kartka musi zostać wydrukowana i podpisana. A skoro jest już podpisana, to trzeba ją schować do właściwego segregatora. Jak już jest schowana do segregatora, to znaczy że jest ważna i powinna być zarchiwizowana.

Firma PwC (która przeprowadziła analizy w banku konsumenckim, na podstawie których opublikowała powyższe szacunki) przyglądała się ostatnio procesowi otwarcia standardowego konta osobistego w jednym z polskich banków. Po wprowadzeniu wniosku do systemu pracownik banku rozpoczął drukowanie. Łącznie było to 30 stron – tabele, regulaminy, karty wzorów podpisu, informacje o BFG, MIFID itd. Podobnie rzecz miała się z dokumentacją kredytową w innym banku. Dokumenty (skany) są drukowane, pracownik sprawdza kompletność i dokładność poprzez odhaczanie kolejnych punktów listy. Następnie odkłada stosik na biurko lidera, który sporządza weryfikację „na drugą rękę” dokładnie w ten sam sposób.

Jak można uprościć ten proces? Odpowiedzią jest wykorzystanie technologicznego potencjału firmy. Główną korzyścią jest zapewnienie bezpieczniejszej i natychmiastowej transakcji. Technologię można wykorzystać do autoryzacji dyspozycji klienta lub transakcji - jest nią również podpis, ale cyfrowy. Zarówno dla firmy, jak i jej klienta będzie to duża oszczędność czasu – transakcja może być zawarta on-line. Kolejną korzyścią jest szybsze zakończenie całej transakcji. Cyfrowej autoryzacji nie trzeba weryfikować „na drugą rękę”. Dzieje się to automatycznie dzięki różnego rodzaju algorytmom i certyfikatom.

Idąc dalej, zmniejszają się koszty operacyjne. Nie ma potrzeby wydruku żadnego dokumentu. Pamiętajmy – nawet 50 mln zł rocznie… A jeżeli nie musimy drukować, to nie musimy również  przechowywać, ewidencjonować i archiwizować wspomnianych dokumentów w analogowej formie.

Co więcej, dokumenty zgromadzone elektronicznie są łatwo dostępne. Mamy pełną kontrolę nad tym kto, kiedy i jak wprowadzał zmiany. Możemy również na przykład zablokować możliwość kopiowania czy drukowania. Istotne jest również to, że uzyskujemy lepsze wykorzystanie czasu zasobów operacyjnych. Aktywności związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów mogą zostać wyeliminowane. Z perspektywy zarządzających przyniesie to wymierny skutek – te same zasoby zrobią „więcej”, a ich czas zostanie zaalokowany na pozostałe operacyjne czynności.

Zyskamy również na czasie dostępności dokumentów – kliknięcie jest szybsze niż odszukiwanie papieru w szafach, a uwolniony czas można wykorzystać na przykład na usprawnianie pozostałych procesów. A na samym końcu rzecz najważniejsza – większa satysfakcja, zarówno klienta jak i pracownika. 

Sponsor strategiczny

Kapsh Telematic Systems - sponsor strategiczny PGZ

Sponsor główny

Sponsor główny: PKO Linia Hutnicza Szerokotorowa Sp. z o.o.

Partner

Partner PGZ: Jeronimo Martins Polska S.A., właściciel sieci sklepów Biedronka.

Partnerzy debaty

partnerzy debaty PGZ

Partnerzy medialni

logotypy partnerow medialnych Pracodawca Godny Zaufania

Zamów newsletter

Na górę
Polityka Prywatności

W celu realizacji obowiązku informacyjnego, zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. poniżej przekazujemy „klauzulę informacyjną” z prośbą o zapoznanie się.


Polityka prywatności i przetwarzania danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Impresja Studio Promocji z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Drewnianej 5 lok. 3,. Poniżej znajdziesz wszelkie niezbędne informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z realizacją usługi informacyjnej.

2. Przedstawicielem Administratora jest Tomasz Brzozowski: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

3. Dane osobowe przetwarzane są w celu w celu świadczenia usług informacyjnych oraz w celach marketingowych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - „RODO”).

4. Dane będą przetwarzane w celach marketingowych do momentu wycofania przez Ciebie zgody na takie przetwarzanie.

W zakresie usług Impresja Studio PR Twoje dane będą przetwarzane przez okres, w którym usługi te będą świadczone oraz, w uzasadnionych wypadkach, po zakończeniu ich świadczenia, jednak wyłącznie jeżeli jest dozwolone lub wymagane w świetle obowiązującego prawa np. przetwarzanie w celach statystycznych, rozliczeniowych lub w celu dochodzenia roszczeń. W takim przypadku dane będą przetwarzane jedynie przez okres niezbędny do realizacji odpowiednich celów.

5. Po zakończeniu przetwarzania danych osobowych w pierwotnym celu, dane będą, w uzasadnionych wypadkach, przetwarzane po zakończeniu ich świadczenia, jednak wyłącznie jeżeli jest dozwolone lub wymagane w świetle obowiązującego prawa np. przetwarzanie w celach statystycznych, rozliczeniowych lub w celu dochodzenia roszczeń. W takim przypadku dane będą przetwarzane jedynie przez okres niezbędny do realizacji odpowiednich celów.

6. Podanie danych jest dobrowolne

7. Twoje dane osobowe nie będą przekazywane.

8. Jako administrator Twoich danych, zapewniamy Ci prawo dostępu do Twoich danych, możesz je również sprostować, żądać ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Możesz także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody, przysługuje Ci prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Informujemy także, że przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych.

9. Na niniejszej witrynie znajdują się wtyczki społecznościowe serwisu Facebook: „Lubię to”, które są powiązane z serwisem Facebook. Pod naszym artykułami umieszczany jest kod odwołujący się do serwisu Facebook. Używając przycisku „Lubię to”, użytkownik loguje się do serwisu Facebook, w którym obowiązują zasady ochrony prywatności określone przez serwis Facebook.

10. Ta strona zbiera w sposób automatyczny informacje zawarte w plikach cookies i wykorzystuje je w celach statystycznych oraz do usprawnienia funkcjonowania serwisu. Pliki Cookiem są też zbierane przez Google Analytics. Pliki cookies są plikami tekstowymi, które przechowywane są w komputerze użytkownika serwisu.

Wykorzystujemy dwa rodzaje plików cookies – tymczasowe i stałe. Pliki tymczasowe przechowywane są do momentu opuszczenia przez Ciebie naszej strony (poprzez wejście na inną stronę, wylogowanie lub wyłączenie przeglądarki). Pliki stałe przechowywane są w Twoim komputerze do czasu ich usunięcia lub przez czas wynikający z ich ustawień.

W każdej chwili możesz dokonać zmiany ustawień swojej przeglądarki, aby zablokować obsługę plików cookies lub każdorazowo uzyskiwać informacje o ich umieszczeniu w swoim urządzeniu. Inne dostępne opcje możesz sprawdzić w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej. Większość przeglądarek domyślnie jest ustawione na akceptację zapisu plików cookies w komputerze. Informacje dotyczące ustawień przeglądarek internetowych dostępne są w jej menu (pomoc) lub na stronie jej producenta.

Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na wykorzystywanie cookies zgodnie z ustawieniami Twojej przeglądarki.