piątek, 03 styczeń 2014 13:17

Opieka nad teczkami personalnymi

Napisane przez Jarosław December

Kiedy mowa o dobrym pracodawcy to ważne jest nie tylko to co robi specjalnie dla pracowników, ale również to jak wywiązuje się on z ustawowych obowiązków lub stworzonego prze siebie regulaminu pracy.

Ważne zatem są też sprawy podstawowe, takie jak terminowe wypłaty, przestrzeganie godzin pracy, przestrzeganie zasad BHP czy dbanie o dokumentację pracowniczą. To ostatnie, traktowane marginalnie, wbrew pozorom stanowi spore wyzwanie, ponieważ teczkę personalną pracownika trzeba przechowywać aż 50 lat!

Powyższy obowiązek nakłada ustawa na wszystkich pracodawców. Odnosi się on do wszystkich zatrudnionych, bez względu na czas zatrudnienia, ani na wiek pracownika. 50 lat to bardzo długo. Niewiele przedsiębiorstw ma tak długi staż funkcjonowania, ponieważ bardzo duża ich część wcześniej przestaje istnieć. Dzieje się tak z różnych powodów, choćby dlatego, że wiele działań ma charakter celowy i po jego osiągnięciu przedsięwzięcie zostaje zlikwidowane. Jednak dokumentacja pracownicza, mimo zamknięcia przedsiębiorstwa, musi być dalej archiwizowana. Jak rozwiązać ten problem?

Jest na to wiele sposobów. Najpewniejszym, najrzetelniejszym i najbezpieczniejszym jest powierzenie archiwizacji i zarządzania dokumentacją pracowniczą w outsourcing. Istnieje wiele przedsiębiorstw, które tym się zajmują. Warto jednak skorzystać z takich, które dysponują doświadczeniem w tym zakresie. Znaczący udział w rynku zarządzania i archiwizacji dokumentacji pracowniczej ma na przykład OSG Records Management. Spółka stworzyła dla pracodawców specjalny produkt - e-teczka personalna - przeznaczony dla kadr i działów zarządzania zasobami ludzkimi. Usługa została doceniona Medalem Europejskim przez Business Centre Club.

„Powierzenie dokumentacji pracowniczej w outsourcing to oszczędność czasu, pieniędzy i zapewnienie bezpieczeństwa, że nikt niepowołany nie będzie miał dostępu do teczek pracowniczych." - Wyjaśnia Jolanta Augustyniak Dyrektor Generalna OSG na Europę Środkowo-Wschodnią. - „Oszczędność czasu jest możliwa dzięki doskonale zorganizowanej archiwistyce, umożliwiającej udostępnianie wybranych dokumentów przez 24 godziny na dobę. Doświadczenie, które posiada OSG, pozwala na bardzo tanie przechowywanie dokumentacji, z pewnością taniej niż kiedy to zadanie organizacja realizuje sama. Potrafimy też zadbać o bezpieczeństwo, co w przypadku teczek personalnych zawierających poufne dane jest bardzo ważne. OSG zajmuje się z powodzeniem archiwizacją i zarządzaniem dokumentacją już od ponad 40 lat, co jest doskonałą rekomendację odnośnie bezpieczeństwa w przeszłości, również w sytuacji, kiedy pracodawca zlikwiduje swoją działalność."