niedziela, 28 czerwiec 2020 12:44

MŚP muszą pracować mądrzej

Napisał
MŚP muszą pracować mądrzej fot. Konica Minolta

Według badań pracownicy mogą tracić nawet 30 proc. czasu na szukanie, przygotowywanie i zabezpieczanie informacji, a kolejne 20 proc. na tworzenie plików z danymi, które już istnieją.

Jednocześnie w firmach stale przybywa dokumentów zawierających istotne informacje, co – szczególnie w małych i średnich przedsiębiorstwach – niesie ryzyko przytłoczenia pracowników, opóźnień w rozliczeniach i obsłudze klientów czy gubienia ważnych druków. Dlatego powinny one nauczyć się pracować w sposób bardziej efektywny - odchodzić od papieru na rzecz elektronicznego obiegu dokumentów i informacji.

Według prognoz do 2025 r. na świecie będzie już 175 zettabajtów (1 zettabajt równy jest tryliardowi bajtów) danych, z czego 64 proc. generowanych i przetwarzanych przez przedsiębiorstwa. Niesie to wyzwanie zwłaszcza dla sektora MŚP, w którym wolniej przyjmowane są nowe technologie i narzędzia do zarządzania informacjami. Nawet gdy firmy korzystają z cyfrowych rozwiązań do przechowywania danych, zazwyczaj nie są one ze sobą połączone W efekcie utrudniony jest przepływ dokumentów oraz ich poszukiwanie, a także rośnie ryzyko ich zagubienia oraz niedotrzymania terminów. Cierpi na tym wydajność, pojawia się więcej błędów oraz opóźnia obsługa klientów.

Odpowiedzialność za czasochłonne zarządzanie dokumentami mogą przejąć systemy chmurowe typu ECM. Taki elektroniczny dział księgowy, kancelaria czy sekretariat usprawnia obieg faktur, prowadzenie rejestru korespondencji, aneksów czy umów i kontrolowanie terminów płatności. Każdy dokument może być łatwo odszukany za pomocą słów kluczowych, dostępne jest też śledzenie wprowadzanych zmian oraz odnotowywanie kto ich dokonał. W firmie zatrudniającej 10 pracowników zapewnia to oszczędność nawet 74 godzin tygodniowo, poświęcanych dotąd na szukanie informacji.

Wciąż ok. 35 proc. polskich firm odrzuca możliwość korzystania z systemów do zarządzania treścią i procesami – najczęściej z obawy o koszty i brak wystarczających środków (20 proc.) oraz przekonania, że skala działania firmy nie uzasadnia wdrożenia takich narzędzi (30 proc.). Istnieją jednak cyfrowe systemy, które działają w chmurze, nie wymagają więc inwestycji w licencje, serwery czy pamięć masową.

- Odchodzenie od papieru nie oznacza rezygnacji z drukowania dokumentów, ale znalezienie obszarów, które są papierem „przeciążone”, co przekłada się na niepotrzebną stratę dużej ilości czasu. Przetwarzanie faktur, reklamacji, skanowanie i archiwizowanie umów czy segregowanie korespondencji to zadania, z którymi szybko i sprawnie radzą sobie cyfrowe programy i systemy.

Pracownikom zostaje więcej swobody na wykonywanie bardziej złożonych zadań, co ma duże znaczenie, zwłaszcza w małych firmach, gdzie często zadania sekretariatu czy koordynację przepływu dokumentacji prowadzą „z doskoku” specjaliści z zupełnie innych dziedzin. Odciążenie ich z tych administracyjnych procesów nie tylko zwiększy jakość pracy, ale też zmniejszy ryzyko zgubienia dokumentów oraz popełnianych błędów – wskazuje Łukasz Rudziński, Business Information Product Manager w firmie Konica Minolta.