wtorek, 21 grudzień 2021 12:52

Za trzy lata w 76% firm MŚP standardem cyfrowe dokumenty

Napisał
Za trzy lata w 76% firm MŚP standardem cyfrowe dokumenty fot. EFL

Elektroniczna dokumentacja jest rozwiązaniem z kategorii „paper less” mniej popularnym wśród przedstawicieli sektora MŚP niż cyfrowy podpis.

Jak wynika z raportu EFL „Cyfrowa (r)ewolucja na rynku leasingu. Pod lupą” korzysta z niej tylko co dziesiąty przedsiębiorca, podczas gdy z e-podpisu – co piąty. Zdecydowana większość badanych (66%) na przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną potrzebuje maksymalnie 3 lata.

- Niezależnie od wielkości, większość uczestników sektora mikro, małych i średnich firm dąży do osiągnięcia cyfrowego standardu w dokumentacji w najbliższych trzech latach. To w połączeniu z otwartością na e-podpis i boty wskazuje na dużą gotowość MŚP na cyfryzację. Widzimy to w procesie ubiegania się firm o leasing - kanał zdalny jest coraz chętniej wybierany do załatwiania większości spraw związanych z ofertowaniem, podpisaniem umowy, a potem w czasie w czasie trwania kontraktu.

Dlatego w EFL kładziemy tak duży nacisk na automatyzację procesu sprzedaży leasingu. Wdrażanie e-podpisu, zdalnego podpisania umowy oraz elektronicznego obiegu dokumentów z klientem to pierwsze kroki. Teraz budujemy w pełni cyfrowe kanały sprzedaży w oparciu o rozwiązania selfservice, w przyszłości częściowo obsługiwane przez boty głosowe. W efekcie całe procesy odbywać się będą w kanale zdalnym z możliwością uzyskania wsparcia na każdym etapie, w dowolnym czasie i miejscu - mówi Wojciech Przybył, członek zarządu EFL.

Cyfryzacja nie ominie dokumentacji firmowej. Choć w tym momencie w co dziesiątej firmie funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów, to zdecydowane większość badanych (66%) twierdzi, że przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną zajmie im maksymalnie 3 lata.  Rok na cyfrową rewolucję „w papierach” potrzebuje 22% badanych MŚP, a od 2 do 3 lat – 44%. Dosyć spora grupa zasadę „paper less” planuje wdrożyć w swoich organizacjach dopiero za 5 lat.

Eksperci zwracają uwagę, że firmy dbając o wizerunek w oczach klientów, muszą równolegle automatyzować procesy obsługi. Działy IT będą coraz częściej, jeśli jeszcze nie są, częścią działów biznesowych. Tradycyjna obsługa biznesu będzie akceptowana jeszcze tylko przez chwilę.

- Z czasem automatyzacja oraz szybkie i zwinne reagowanie na otoczenie wejdzie na stałe do modeli biznesowych. Przykładem usprawniania procesów jest elektroniczny obieg dokumentów. W naszej firmie stosujemy tzw. zasadę paperless i obieg dokumentacji odbywa się „w sieci”. Tam, gdzie to możliwe, rezygnujemy z papieru. Dotyczy to dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych np. jeśli pracownik ma określoną potrzebę, to wnioski do przełożonego, działu HR czy administracji kieruje w formie elektronicznej. Korzystamy z naszego systemu, który obsługuje tego typu procesy. To bardzo dobry obszar do automatyzacji i optymalizacji w firmach małych i średnich z uwagi na ogromną oszczędność czasu oraz papieru - mówi Magdalena Wilk, dyr. Działu Handlowego w Asseco Data System.