czwartek, 16 październik 2014 10:31

Jak skutecznie poprawić organizację pracy?

Napisane przez
Jak skutecznie poprawić organizację pracy? fot. www.sxc.hu

Oceniając swoją pracę, obok niskich zarobków, statystycznie najczęściej narzekamy na zbyt dużą liczbę stojących przed nami obowiązków. W rzeczywistości jednak źródłem tego problemu są na ogół błędy w organizacji.

Często bezproduktywnie tracimy bowiem czas na spotkaniach czy obniżamy swoją wydajność przełączając się co chwilę pomiędzy różnymi zadaniami – napisał na portalu hrnews.pl Grzegorz Frątczak, ekspert zarządzania czasem i trener w dziedzinie zmiany złych nawyków. A rozwiązanie jest w tym wypadku proste - wystarczy wyrobić sobie kilka prostych nawyków.

Niezależnie od tego, czy mówimy o małej, rodzinnej firmie czy też może przedmiotem naszej analizy jest oddział dużej, międzynarodowej korporacji, problemy zgłaszane przez pracowników okazują się być zaskakująco podobne. W obu przypadkach często bowiem brakuje ściśle określonych procedur (co dezorganizuje pracę, niosąc za sobą konieczność samodzielnego zbierania informacji) czy też wytycznych określających sposób realizacji danego zadania. Innym z popularnych utrudnień jest często występująca zmiana priorytetów, wymagająca od pracujących każdorazowego przełączania się pomiędzy zadaniami, co powoduje znaczne obniżenie produktywności. - W parze z tym najczęściej niestety idą także bardzo krótkie terminy realizacji danego działania czy pojawiające się przy tej okazji wymagane czynności dodatkowe, niemające w gruncie rzeczy realnego wpływu na efekt końcowy -wymienia Grzegorz Frątczak. - Punktem wyjścia w większości organizacji będzie poprawa w zakresie delegowania zadań. Rolą szefa jest upewnienie się, że jego podwładny dokładnie wie, czego się od niego oczekuje, jaka jest tego waga i jakie ograniczenia mogą przy tym wystąpić. Pracownik zaś powinien wymagać, by jego obowiązki były jasno określone i możliwie jak najbardziej sprecyzowane - dodaje Grzegorz Frątczak.

Drugim elementem, o który warto zadbać, jest systematyczne działanie bez częstej zmiany priorytetów. Przełączanie się pomiędzy różnymi czynnościami kosztuje bowiem mnóstwo czasu, energii i co za tym idzie pieniędzy, a dodatkowo stresuje zespół i obniża ogólną produktywność.

Ostatnim elementem, w którym warto wprowadzić kilka usprawnień, są firmowe spotkania. Trudno rzecz jasna przecenić ich rolę - wspólne dyskusje rodzą zwykle szereg nowych pomysłów, poszerzają horyzonty i mobilizują do działania. - Problem w tym, iż łatwo w tym wypadku przesadzić, osiągając cel odwrotny do zamierzonego. Czas poświęcony na zebrania to jednocześnie minuty czy godziny podczas których podwładni nie wykonują swoich obowiązków, co może przekładać się także na straty finansowe - zauważa przedstawiciel CEO Solutions.

Przystępując do organizacji takiego spotkania należy zatem zadbać, by trwało ono możliwie jak najkrócej, a wszyscy odbiorcy już wcześniej poznali jego agendę i podstawowy cel. Oprócz tego trzeba też uważnie dobierać uczestników, ograniczając się wyłącznie do osób bezpośrednio zainteresowanych omawianym zagadnieniem. Na koniec zaś powinniśmy przyswoić sobie dwie złote zasady z zakresu efektywnego projektowania swojego czasu: nigdy nie czekamy z rozpoczęciem na spóźniających się (gdyż niebawem stanie się to normą) i w żadnym wypadku nie przeciągamy zebrań ponad ustalone ramy czasowe (co niejako wymusi na wszystkich zwięzłe wyrażanie swoich poglądów).

Grzegorz Frątczak