Niedawno miniony świąteczny czas i koniec 2023 roku był dobrym momentem na wyrażenie w firmach wdzięczności za dotychczasową współpracę pracownikom oraz kontrahentom.
Podarowanie prezentów to forma budowania pozytywnego wizerunku firmy, ale jednocześnie trzeba pamiętać o skutkach podatkowych, jakie w tym przypadku dotyczą tego, kto wręcza i tego, kto otrzymuje – napisała Patrycja Czarnota, księgowa w firmie inFakt.
Koszty reprezentacji to wszelkiego rodzaju działania, które zmierzają do wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów
Jak zaznacza ekspertka możliwość rozliczenia wydatków na prezenty w kosztach firmowych zależy od trzech czynników: charakteru kosztu (czyli czy jest związany z reprezentacją lub reklamą firmy), typu obdarowanego podmiotu oraz wartości prezentu.
Przedsiębiorca może ująć w kosztach uzyskania przychodu wydatki na upominki w zależności od tego, czy są to koszty reprezentacji, czy reklamy. Koszty reprezentacji to wszelkiego rodzaju działania, które zmierzają do wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. Takich kosztów przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych. Jako przykłady wydatków reprezentacyjnych ustawa podatkowa wymienia np. usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Celem kosztów reklamowych jest promocja marki, produktu czy usługi i zachęta do skorzystania z oferty
Inaczej jest w przypadku kosztów reklamowych, których celem jest promocja marki, produktu czy usługi i zachęta do skorzystania z oferty. Najczęściej są to niewielkie, mało kosztowne przedmioty np. długopisy, kalendarze czy kubki. Ważne, aby były one oznaczone logo firmy i zostały przekazane wszystkim potencjalnym klientom, a nie tylko wybranym. Po spełnieniu tych trzech warunków przedsiębiorca ma prawo te wydatki zaliczyć do kosztów podatkowych.
Rozliczenia a podatek dochodowy
Według ekspertki z podatkowego punktu widzenia można stwierdzić, że niewielkie prezenty świąteczne mają pośredni związek z osiąganym przez przedsiębiorcę przychodem i mogą zostać zakwalifikowane jako koszt jego uzyskania. Ustawa mówi, że upominki prezentowane przez świadczeniodawcę, które mają charakter reklamowy i ich wartość nie przekracza 200 zł, nie będą podlegać opodatkowaniu. Wyjątkiem jest sytuacja, w której osoba obdarowana pozostaje ze świadczeniodawcą w jakimkolwiek stosunku cywilnoprawnym.
Podatek VAT
– Charakter kosztu nie ma znaczenia w zakresie podatku VAT – pisze dalej Patrycja Czarnota. – Przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od wydatku, który jest związany w sposób bezpośredni lub pośredni z czynnościami opodatkowanymi, ale jednocześnie przekazanie prezentów jest traktowane jako dostawa towarów, która wymaga naliczenia i odprowadzenia podatku do urzędu skarbowego. Jednak przedsiębiorca nie musi naliczać podatku VAT w sytuacji, gdy:
- łączna wartość wszystkich prezentów przekazanych jednej osobie nie przekracza w roku 100 zł netto, ale wymagane jest dodatkowo prowadzenie szczegółowej ewidencji prezentów o małej wartości;
- jeżeli jednostkowa wartość prezentu nie przekracza 20 zł netto, to przedsiębiorca nie musi prowadzić ewidencji prezentów o małej wartości.
Według Czarnoty przykładowo przy zakupie kalendarzy opatrzonych logo firmy o wartości 20 zł netto, przedsiębiorca ma możliwość zaliczenia wydatku w koszty podatkowe firmy, odliczenia podatku VAT i nie musi prowadzić ewidencji prezentów.
Skutki otrzymania prezentu od strony obdarowanego:
- Pracownik: zwolnienie z podatku dochodowego dla prezentów o charakterze reklamowym do 200 zł brutto, inaczej będą stanowiły przychód podlegający opodatkowaniu.
- Kontrahent: konieczna jest wycena oraz opodatkowanie prezentu zgodnie ze stosowaną formą opodatkowania.
- Klient nieprowadzący działalności gospodarczej: zwolnienie z podatku dochodowego dla prezentów o charakterze reklamowym do 200 zł brutto.
Prezent w formie darowizny
Istnieje jeszcze jeden sposób na przekazanie pracownikowi prezentu – potraktowanie go jako darowizny. W sytuacji, w której łączna wartość darowizn (prezentów) otrzymanych przez pracownika od pracodawcy nie przekroczy 5 733 zł w okresie 5 lat –nie występuje konieczność zapłaty podatku.