Przedsiębiorcy przed zakończeniem roku podatkowego muszą wykonać wiele różnych czynności, takich jak sporządzenie inwentaryzacji czy weryfikacja ujęcia wszystkich wydatków w działalności gospodarczej. Przygotowana roczna dokumentacja pozwoli na sporządzenie i złożenie zeznania rocznego.
Paulina Włodarczyk, księgowa w firmie inFakt, wskazuje, że prace nad zamknięciem roku podatkowego można podzielić na 6 etapów.
Etap 1 – przygotowanie
Przy okazji końca roku warto przejrzeć wszystkie teczki, szafki i segregatory, w których mogły ukryć się faktury. Jest to istotne, ponieważ wszystkie dokumenty trzeba rozliczyć w roku podatkowym, którego dotyczą. Dlatego wszelkie znalezione w czasie porządków dokumenty należy przekazać do księgowości jeszcze przed zamknięciem roku podatkowego. W przeciwnym razie ujęcie dokumentu w kosztach podatkowych będzie wiązało się z koniecznością korygowania złożonego zeznania rocznego.
Należy również pamiętać o archiwizacji dokumentów księgowych, które muszą być przechowywane w przedsiębiorstwie przez określony czas w celach dowodowych. Zgodnie z przepisami okres ten wynosi 5 lat od końca roku, w którym doszło do złożenia zeznania podatkowego za dany rok. Czyli dokumenty za 2023 rok, za który zeznanie składa się w 2024 roku, muszą być przechowywane aż do końca 2029 roku. Jednak po wejściu w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostanie zminimalizowany papierowy obieg dokumentów. Dodatkowo dokumenty ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat. Tym samym w przyszłości zasadniczo zmniejszą się obowiązki przedsiębiorców w zakresie archiwizacji dokumentów.
Etap 2 – kontrola zaksięgowanych dokumentów
Przy okazji zamknięcia roku warto sprawdzić, czy wszystkie dokumenty są prawidłowo zaksięgowane. Konieczne jest również zaksięgowanie dokumentów, których z pewnych względów wcześniej nie wprowadzono do ewidencji księgowej.
Etap 3 – przeprowadzenie inwentaryzacji
Zgodnie z przepisami przedsiębiorca, który prowadzi podatkową książkę przychodów i rozchodów, jest zobowiązany do przeprowadzenia spisu z natury na dzień 31 grudnia.
Warto pamiętać, że choć przedmiotem spisu są jedynie materiały i towary, to obowiązek ten dotyczy również działalności usługowej. W tym przypadku sporządza się zerowy spis z natury. Każdy typ spisu z natury jest pierwszym i ostatnim wpisem w KPiR za dany rok podatkowy.
Etap 4 – weryfikacja rozrachunków
Prowadząc uproszczoną księgowość, przedsiębiorca nie ma obowiązku potwierdzania sald w rozrachunkach ze swoimi kontrahentami. Jednak przy okazji zamknięcia roku podatkowego warto przeanalizować, czy w rozliczeniu nie pominięto nierozliczonych i przeterminowanych płatności. Jest to istotne ze względu na możliwość skorzystania z ulgi na złe długi.
Sprzedawcy mają prawo do skorzystania z ulgi na złe długi, jeżeli w roku podatkowym, za który składają zeznanie podatkowe, nie otrzymali zapłaty za faktury, dla których upłynęło 90 dni od dnia terminu płatności. Warunkiem jest jednak, aby do dnia złożenia zeznania należność nie została uregulowana. Z kolei nabywcy, którzy nie opłacili faktury w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu płatności, mają obowiązek zwiększyć swoją podstawę opodatkowania o wartość nieopłaconego zobowiązania.
Etap 5 – podsumowanie zapisów w ewidencji księgowej
Przedsiębiorca po upewnieniu się, że wykazał w ewidencji księgowej wszystkie przychody i koszty, może przystąpić do podatkowego podsumowania swojej działalności gospodarczej. Wiąże się to z sumowaniem otrzymanych przychodów i wygenerowanych kosztów za poszczególne miesiące. Obecnie robią to automatycznie programy finansowo-księgowe. Należy jednak pamiętać o ewentualnym uwzględnieniu wartości przeprowadzonego spisu z natury.
Następnie określa się dochód do opodatkowania jako różnicę między rocznymi przychodami a kosztami. Jeżeli przedsiębiorca rozlicza podatek dochodowy za pomocą ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, to płaci podatek dochodowy od osiągniętych w roku przychodów i nie ewidencjonuje kosztów podatkowych. Nie musi również sporządzać spisu z natury, chyba że od nowego roku zmienia formę opodatkowania.